4 عامل مهم برای برنامه ریزی یک پروژه موفق

اهمیت تخمین پروژه ، راه اندازی تیم خود ، وظایف برنامه ریزی و اولویت های متعادل را بیاموزید.

فهرست مطالب

این مقاله توسط وس جونز ، نویسنده کتاب "تهیه کننده Playbook: مجموعه ای از دستورالعمل ها و بهترین شیوه ها برای تولید کنندگان و مدیران پروژه" اقتباس شده است.

مهم نیست که شما روی آن کار می کنید ، عدم اطمینان یک عامل مشترک در هر پروژه است.

عدم اطمینان در مورد هزینه یک پروژه (تخمین هزینه پروژه) ، چه کسی روی آن کار خواهد کرد ، چه مدت طول خواهد کشید و اینکه آیا در نهایت به اهدافی که برای خود و مشتری خود تعیین کرده اید ، می رسد یا خیر.

با توجه به این نکته ، در اینجا چهار موردی وجود دارد که باید در مرحله برنامه ریزی پروژه روی آن تمرکز کنید تا اطمینان حاصل شود که همه قبل از شروع کار با آنها موافق هستند (یا حداقل درک می کنند).

1. تخمین پروژه

هر پروژه متفاوت است ، اما این بدان معنا نیست که شما باید هر بار از صفر شروع کنید. بهترین راه برای اطمینان از اینکه در مسیر صحیح هستید ، نزدیک شدن به آن از هر زاویه است. پروژه های مشابه را در نظر بگیرید ، با تیم خود صحبت کنید و درک کنید که مشتری چه چیزی را انتظار دارد و چگونه آنها دوست دارند چیزها را انجام دهند. در کنار آن ، شهود شما در نحوه برنامه ریزی یک پروژه نقش دارد. یک نکته دوستانه می خواهید؟اگر احساس درستی نداشته باشد ، احتمالاً اینگونه نیست.

بر اساس پروژه های مشابه ، دامنه کار را تخمین بزنید

با نگاهی به پروژه های مشابه می تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید که چه مدت ممکن است طول بکشد ، اندازه تیم و چه مجموعه مهارتهای خاصی را برای انجام این کار باید درگیر کنید. با این حال ، به خاطر داشته باشید که این یک نقطه شروع است ، نه جهت های دقیق.

از تیم خود بخواهید ورودی آنها را بخواهید

مهمترین کاری که می توانید هنگام برنامه ریزی یک پروژه انجام دهید این است که بقیه تیم را درگیر کنید. اگر سعی کنید آن را به تنهایی انجام دهید ، فقط دیدگاه خود را برای راهنمایی خود خواهید داشت ، و هیچ مشکلی از افرادی که واقعاً کار را انجام می دهند و می دانید برای رسیدن به اهداف خود چه می خواهد داشته باشد ، نخواهید داشت.

• به تیم خود نزدیک شوید که ابتدا به صورت جداگانه با همه صحبت کنید تا ببینید چه فکر می کنند. این امر باعث می شود همه احساس درگیر شدن داشته باشند و در مورد کارهایی که انجام می دهند ، مالکیت داشته باشند. همچنین به شما امکان می دهد ببینید که آیا شما برای همه چیز حساب می کنید یا اینکه تیم به فکر پروژه متفاوت از شما است.
• بعد از اینکه ورودی فردی همه را گرفته و یک برنامه اولیه را تهیه کرده اید ، به عنوان یک تیم جمع شوید ، باید آن را به تیم کامل ببرید تا آنها ببینند که چگونه همه چیز در کنار هم قرار می گیرد. در طول این جلسات می توانید بحث کنید که آیا موارد خاصی زائد هستند ، اگر راه هایی برای کارآمدتر بودن وجود دارد ، و می توانید پس از دیدن آن به طور کلی ، از همه خریداری کنید. شما به احتمال زیاد باید برنامه خود را تجدید نظر کنید و قبل از اینکه همه گفته شود و تمام شود ، یک زن و شوهر از این جلسات داشته باشید. به من اعتماد کن ، آنها ارزش آن را دارند!

اطمینان حاصل کنید که همه مسئولیت را بر عهده می گیرند

برای شما بهتر است که به عنوان سؤالاتی در مورد چگونگی و چرا با تیم خود هنگام ارائه تخمین های خود ، به این بحث ها نزدیک شوید ، نه اینکه از آنها بپرسید که آیا فکر می کنند نظر شما درست است یا خیر. داشتن جزئیات آنها برای شما چگونه دامنه کار خود را تشکیل می دهد ، باعث می شود که وقتی پروژه به واقعیت تبدیل شود ، آنها را در قبال آن مسئول می کنند. همچنین ، صحبت کردن آنها از طریق رویکرد خود ، اعضای تیم شما را ترغیب می کند تا به جای اینکه به سادگی با یک ایده انتزاعی که شما آنها را ارائه می دهید ، در مورد مشخصات آنچه انجام می دهند فکر کنند.

به روزرسانی های ماهانه اختصاصی در مورد بهترین ابزارها و نکات بهره وری برای کار از راه دور ناهمزمان دریافت کنید.

به 60،000+ خواننده در سطح جهان بپیوندید

2. تنظیم تیم پروژه خود

آرایش تیم شما کاملاً به معنای واقعی کلمه می تواند یک پروژه را بسازد یا از بین ببرد. بازیگران یک تیم کاری است که شما باید برای هر پروژه ای که انجام می دهید انجام دهید ، و گرفتن درست آن به معنای نگاه کردن به تصویر کلی است تا مطمئن شوید که از ابتدا برای همه چیز حساب می کنید.

مدیریت اندازه تیم شما

یک تیم کوچکتر معمولاً ترجیح داده می شود زیرا پروژه شما را در ایده آل ترین موقعیت قرار می دهد تا به موقع و با کیفیتی که انتظار دارید ، بدون سوختن اعضای تیم خود به پایان برسد. یک تیم کوچکتر همچنین تعداد کانال های ارتباطی را کاهش می دهد ، به این معنی که فرصت کمتری برای تفسیر نادرست وجود دارد یا افراد به سادگی چیزی را از دست نمی دهند. در حالی که هر رشته احتمالاً درخواست می کند تا اندازه تیم خود را در طول پروژه گسترش دهد ، بهترین رویکرد این است که با آنها همکاری کنیم تا درک و تعیین نیازهای واقعی منابع و چگونگی متناسب بودن آنها در برنامه کلی پروژه باشد.

اختصاص وظایف بر اساس توانایی و ظرفیت واقعی

در حالی که روی کاغذ ممکن است چندین نفر داشته باشید که نقش یکسانی دارند ، هر یک از آنها سبک ، توانایی و سرعت متفاوتی خواهند داشت. دانستن تیم شما به شما کمک می کند تا تصمیم بگیرید که آیا افراد بیشتری برای انجام کار نیاز دارید یا اینکه یک نفر می تواند آن را به خود اختصاص دهد. هنگام برنامه ریزی و دستکاری در تحویل پروژه های بیشمار به طور همزمان ، داشتن دیدگاه از ظرفیت واقعی تیم شما مهم است.

برنامه ریزی و مدیریت منابع تیمی خود

گفته می شود ، ممکن است زمانی وجود داشته باشد که منابع مناسبی برای انجام کار در خانه ندارید. یا آنها کاملاً به پروژه دیگری اختصاص داده شده اند یا هیچ کس مجموعه مهارت های درستی ندارد. در این شرایط شما دو گزینه دارید ، یا پیمانکاران مستقل را وارد کنید یا یک کارمند جدید را برای پر کردن نقش استخدام کنید.

سؤالاتی که باید هنگام در نظر گرفتن این دو گزینه بپرسید شامل تعیین بودجه برای استخدام پیمانکار است یا اینکه آیا آژانس می خواهد مهارت شرکت را طولانی مدت گسترش دهد و این نوع کار را دوباره به سایر مشتریان ارائه دهد. برای هر رویکرد (و بسیاری از عوامل دیگر) جوانب مثبت و منفی وجود دارد که نحوه پر کردن تیم را تعیین می کند.

ایجاد و تعیین اهداف تیمی

مرحله برنامه ریزی زمانی است که می خواهید با تیم همکاری کنید تا بفهمید اهداف فردی آنها برای این پروژه چیست. آیا چیز دیگری وجود دارد که آنها دوست دارند امتحان کنند؟آزمون یا ایده جدیدی که آنها دوست دارند فرصتی برای اثبات داشته باشند؟یا شاید یک سد جاده ای که می خواهند از آن جلوگیری کنند؟

دانستن این موارد قبل از زمان به شما کمک می کند تا از ابتدا افراد را در موقعیتی قرار دهید ، و همچنین به شما کمک می کند تا تیم خود را در طول پروژه در مسیر خود قرار دهید ، زیرا می توانید وقتی کسی احساس خستگی یا جاه طلبی های فردی آنها می کند ، تشخیص دهیدکنار گذاشته شده است.

برنامه ریزی پروژه به ارتباطات و مدیریت مسئول تیم متکی است.

نرم افزار برنامه ریزی پروژه ساخته شده برای تیم ها

بیش از 3500 تیم برتر جهان شناور را برای برنامه ریزی و برنامه ریزی کار پروژه خود انتخاب می کنند. این به شما سطح بالایی از ظرفیت تیم خود می دهد ، بنابراین می توانید منابع پروژه را با اطمینان برنامه ریزی کنید.

3. برنامه ریزی وظایف به یک جدول زمانی پروژه

جدول زمانی این پروژه تا حد زیادی توسط مشتری تعیین می شود ، زیرا آنها اغلب برای تحقق اهداف تجاری خاص که به سادگی از کنترل شما خارج هستند ، مهلت هایی را که باید برای ضربه زدن داشته باشند ، دارند. با این حال ، تعیین انتظارات واضح و توافق در مورد زمان تحویل کلیدی بسیار مهم است.

انتظارات در مقابل واقعیت

در حالی که مشتری ممکن است انتظارات خاص خود را از مدت زمان طولانی داشته باشد ، شما باید قبل از تعیین اینکه آیا جدول زمانی مورد انتظار امکان پذیر است ، از این پروژه ، توانایی های تیم شما و بودجه کلی استفاده کنید. اگر باشد ، عالی است. اگر اینگونه نباشد ، شما باید در هنگام ملاقات به مشتری یک مجموعه گزینه جایگزین برای ارائه به مشتری ارائه دهید تا توضیح دهید که چرا نمی توان جدول زمانی آنها را برآورده کرد.

کار با بودجه

مسئله جدول زمانی احتمالاً یک مسئله بودجه بندی است ، خواه این بودجه به صورت پولی اندازه گیری شود یا بر اساس ظرفیت منابع ثابت. اطمینان از برنامه ریزی جدول زمانی پروژه خود در برابر هزینه بودجه ، یک مسیر مهم برای تحویل است. با انجام این کار در جلو ، می توانید از قبل برنامه ریزی کنید و اطمینان حاصل کنید که بودجه کافی برای تأمین و اختصاص منابع مورد نیاز دارید.

به خاطر داشته باشید که یکی از بزرگترین عدم قطعیت های برنامه ریزی پروژه ، آگاهی از قبل نیست که واقعاً چه مدت طول خواهد کشید. اختصاص منابع بیشتر یا افراد لزوماً به معنای این نیست که کار سریعتر انجام می شود. در حالت ایده آل ، اضافه کردن مقداری بافر به جدول زمانی پروژه شما می تواند به اسکان آن تغییرات پیش بینی نشده یا انجام کارهای کشیدن کمک کند.

4- اولویت های پروژه دستکاری و متعادل کردن

نکته اصلی این است که درک این است که در حالی که برخی از پروژه ها ممکن است مشابه باشند ، هیچ دو هرگز یکسان نخواهند بود. متغیرهای زیادی در بازی وجود دارند که فکر می کنند یکی دیگر مانند دیگری خواهد بود. مشتری های مختلف ، تیم های مختلف ، اهداف مختلف.

همه این عوامل در نحوه شکل گیری یک پروژه نقش دارند و پیدا کردن تعادل مناسب بین آنها لازم است تا پروژه خود را برای موفقیت تنظیم کنید. شما باید اهداف مشتری ، بودجه آنها ، جدول زمانی و انتظارات آنها و همچنین تیم خود ، اهداف آنها ، آژانس خود و نوع کارهایی را که می خواهید اکنون انجام دهید و نوع کارهایی که هستید در نظر بگیریدکار در آینده. این وظیفه شماست که یک برنامه پروژه را تهیه کنید که همه از آن هیجان زده و موافق هستند.

دو سناریوی مشترک که اغلب بر تعادل اولویت های پروژه تأثیر می گذارند عبارتند از:

• بودجه محدود شما ممکن است مبلغ و وفاداری تحویل را برای دستیابی به هزینه پروژه متناسب با بودجه کاهش دهید. این امر باعث کاهش دامنه کلی پروژه می شود.
• جدول زمانی شتاب ممکن است منابع بیشتری (یا منابع با تجربه تر) به تیم اضافه کنید تا کار سریعتر انجام شود. این باعث افزایش هزینه های پروژه می شود.

چه چیزی بعدی؟

تمام بحث های جمع آوری اطلاعات و برنامه ریزی به ارتباطات می رسد.

این وظیفه شماست که اطمینان حاصل کنید که همه افراد درگیر در این پروژه در همان صفحه قرار دارند و با نحوه کار ، نتیجه چه نتیجه ای باید داشته باشند و چه اتفاقی می افتد وقتی چیزی دقیقاً برنامه ریزی نمی شود. این جزئیات در قرارداد نهایی شما است که منجر به شروع رسمی پروژه می شود.

از آنجا که هر تصمیمی که تاکنون بر اساس فرضیات اتخاذ شده است ، بخشی از برنامه شما و پروژه Kickoff نیز باید شامل اطمینان از این شود که همه می دانند که انتظار می رود اکثر برنامه ها دقیقاً برنامه ریزی نکنند.

برنامه پروژه شما به احتمال زیاد در طول مسیر تغییر خواهد کرد ، اما با مراقبت از این موارد در ابتدا ، شما قادر خواهید بود به سرعت سازگار شوید و مهم نیست که چه چیزی راه شما را پرتاب می کند.

وس جونز نویسنده کتاب Playbook تولید کننده است - یک راهنمای صفحه 52+ که همه چیز را از قراردادها گرفته تا جلسات ، شروع کار تا گذشته نگر ، ایمیل به مالی و موارد دیگر پوشش می دهد. نسخه خود را از اینجا بارگیری کنید.

برای تخمین و برنامه ریزی ظرفیت خود به کمک نیاز دارید؟بیش از 3500 تیم برای برنامه ریزی منابع خود شناور را انتخاب می کنند. یک آزمایش رایگان 30 روزه را از اینجا شروع کنید.

برنامه کار پروژه را با نرم افزار مدیریت منابع #1 رتبه بندی کنید

بیش از 3500 تیم برای برنامه ریزی و برنامه ریزی پروژه های خود به شناور متکی هستند. آن را به مدت 30 روز رایگان امتحان کنید ، کارت اعتباری لازم نیست.